O processo da empresa parece absolutamente perfeito. Uma ferramenta de booking faz o processo de itinerário e ofertas, as tarifas estão negociadas, foram feitas reuniões com a agência, a política foi revisada em relação à última resolução e a previsão de orçamento para o próximo ano já está fechada. Com tudo isso pronto, parece que o processo do programa de viagens da empresa está completo e que não tem como o filme fugir do roteiro.

Só que seguir o roteiro hoje já não é o bastante para criar um grande filme e, mesmo com tudo isso bem alinhado, ainda há um ponto muito importante a se considerar e que raramente entra em pauta: o comportamento dos viajantes corporativos e seus incentivos.

Muitas empresas ainda não enxergam os gastos de viagens sendo influenciados pelas decisões de compra de seus colaboradores e acreditam que apenas impor restrições e negociar tarifas são saídas suficientes para garantir um programa de viagens eficiente.

Porém, essa parece uma visão arriscada se considerarmos que é um gasto significativo nas organizações e que acaba sendo tomado por decisões individuais e influenciadas por premissas como “faço como os outros costumam fazer” ou até mesmo “é assim que as coisas funcionam por aqui na empresa”.

Diante disso, é essencial questionar se a estratégia com viagens adotada pela companhia está incentivando os funcionários a tomar as melhores decisões ou se tem como objetivo apenas restringir acesso sem que isso se reflita em uma melhora de comportamento ao longo do tempo.

Uma situação que exemplifica bem esse cenário e que sempre ouvimos de nossos clientes é a respeito do número de viajantes corporativos que não optam por escolher a melhor tarifa. Ou seja, mesmo considerando que as tarifas disponíveis são apenas as que se enquadram dentro da política da empresa, muitos acabam optando por alguma oferta que não é a mais barata para determinado trecho.

É importante uma análise para entender porque as melhores tarifas não estão sendo as escolhidas pelos funcionários. Há vários casos em que, de fato, a oferta mais barata não se traduz na melhor opção para o viajante por uma série de motivos possíveis como, por exemplo, o aeroporto de chegada ser distante do local de estadia no destino, o horário estar fora do intervalo em que o viajante precisa chegar entre tantas outras possibilidades.

Porém, o ponto fundamental é que em quase todos os casos não há qualquer estímulo para que o colaborador que está viajando pela empresa escolha um voo que fará com que ele acorde mais cedo para sair de casa, pegue uma escala que não será onerosa ao seu dia de trabalho ou até mesmo opte por um hotel um pouco mais barato do que o que ele está acostumado a ficar na cidade-destino.

Por mais que algumas empresas possuam um reason code que exige que o funcionário justifique sua não opção por uma melhor oferta, as justificativas, quando inseridas nos sistemas de controle, parecem perfeitamente plausíveis e bem argumentadas. Porém, não são percebidas várias motivações não explícitas, mas bem comuns como, por exemplo, a escolha de uma cia aérea que tem uma tarifa mais cara, mas que é a mesma que o viajante acumula milhas pessoalmente.

Isso tudo sem mencionar o lado do funcionário que hoje toma boas decisões de gastos pela empresa como se fosse planejar uma viagem pessoal com sua família e opta consistentemente por melhores tarifas e condições, mas que não tem nenhum estímulo para esse tipo de comportamento pois não é reconhecido por essa conduta.

Por mais restritivo e controlador, são muitas as possibilidades de burlar ou de não ter um bom comportamento dentro de um mesmo programa de viagens corporativas.

Entretanto, o ponto fundamental deste texto é o incentivo e, junto dele, as escolhas que impactam consideravelmente os gastos da empresa com viagens. Um programa de viagens bem estruturado por um gestor de viagens é parte importante do processo, mas não é capaz sozinho de estimular e recompensar bons comportamentos.

Em um cenário de transformação digital, de estruturas menos hierarquizadas, colaboradores mais preocupados com propósito e reconhecimento em organizações mais transparentes, alinhar os interesses e comportamentos dos funcionários é mais do que necessário.

Com isso em mente, por mais paradoxal que possa parecer, dar mais liberdade aos funcionários em suas viagens pela empresa e incentivá-los para que tenham um bom comportamento é bem mais eficiente do que apenas restringir ou centralizar processos.

Já é assim em empresas com culturas reconhecidamente inovadoras e respeitadas como Google e Netflix e acreditamos que quanto mais

Chegou a hora de inovar no programa de viagens da sua empresa

A smartrips é modelada a partir de um programa interno desenvolvido pela Google nos Estados Unidos para gerenciar os gastos com viagens. Os funcionários recebem em suas viagens um budget específico calculado em tempo real para o itinerário e, com esse valor em mãos, os funcionários buscam formas de economizar na viagem e recebem de volta metade da diferença entre o budget e o valor economizado.

Categorias: Políticas de Viagens

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