Assim como já pontuamos em outros artigos aqui no blog da smartrips.co a política de viagens deve ser adaptada ao cenário de viagens corporativas da sua empresa. Isso significa que a decisão de selecionar quais áreas e colaboradores devem contribuir na hora de construir, acompanhar ou até mesmo remodelar, a política é muito importante para que as regras e guias de fato consigam proporcionar economia de gastos.

O estado da arte é conseguir garantir que a política ao mesmo tempo que promove um controle dos gastos também funciona como uma ferramenta de apoio de expansão de negócios, permitindo que funcionários que possuem cabeça de dono e economizam pela empresa sejam reconhecidos.

Para ajudá-lo a ter mais clareza sobre a importância de cada uma das áreas na gestão de viagens e como cada uma pode contribuir, separamos as áreas mais comuns que nossos clientes envolvem/envolveram para construir e gerir seus processos e diretrizes.

RH

Algumas empresas comumente deixam processos de gestão de viagens corporativas na mão de departamentos de Recursos Humanos e isso por si só já é um excelente motivo para que a área participe das decisões. Em muitos casos, inclusive, as viagens são tratadas quase como benefícios e o RH é o principal responsável por capitanear toda a estruturação da política e até mesmo eventuais mudanças.

Além de tudo isso, é importante que a área de Recursos Humanos participe do processo para que possa incluir mecanismos de gamification que incentivem os funcionários a economizar pela empresa e que são bastante comuns nas políticas de RH em outras questões das organizações.

Sem contar que o departamento de RH também pode ser o responsável pela segurança dos colaboradores em deslocamentos e estadias de funcionários em nome da empresa.

Financeiro

Uma das palavras fundamentais para o financeiro é monitoramento. E não estamos falando de micro gerenciamento. É exatamente o oposto. O financeiro tem visão ampla sobre os gastos da companhia e as motivações das viagens corporativas em relação ao potencial que trazem de retorno.

Por isso, é importante que eles estejam nas reuniões para construir um modelo que crie uma gestão eficiente como um todo para a empresa. Um modelo que considere os objetivos de vendas e negócios e, ao mesmo tempo, seja ágil para controlar custos e gerar economia. É essencial que o CFO da organização tenha clareza de que há um plano bem executado rodando para controlar os gastos com viagens.

A área financeira da empresa também pode contribuir dando insights sobre relatórios detalhados de como estão se comportando os gastos com viagens corporativas ao longo do tempo.

Colaboradores Viajantes

É relevante que funcionários que com frequência viajam pela empresa sejam ouvidos já que eles serão afetados diretamente pelas decisões tomadas. A participação desses funcionários é importante, pois eles podem ter insights valiosos sobre como as viagens tem se desenrolado na prática, no campo de jogo.

Porém, o ponto crucial e mais valioso para as empresas é que se esses funcionários tiverem total clareza dos objetivos das viagens e estiverem alinhados com a empresas eles podem encontrar caminhos alternativos e não usuais que atingem os mesmos objetivos ao passo que economizam pela empresa.

O último aspecto é que como eles estarão em contato direto com as diretrizes, serão os responsáveis por não deixar que a política fique jogada em um documento escondido e que ninguém vê (como acontece em muitas empresas por aí).

Concentradores ou Gestores de Viagens

É comum encontrarmos empresas que centralizam processos em algumas pessoas responsáveis por aprovar e até mesmo emitir roteiros e passagens aéreas. Em alguns casos, essa pessoa pode ser o gestor de viagens. Eles possuem um papel fundamental na definição da política de viagens da empresa em razão de seu conhecimento sobre todo o processo além de eventuais relações com agências e cias aéreas.

Podem ser até mesmo os guardiões das boas práticas e da política da empresa. Porém, devem estar atentos para contribuir para a construção de um processo dinâmico, ágil e flexível – que se adeque à uma gestão mais inovadora.

Em resumo ou TLDR…

Como detalhamos acima, consideramos essencial a participação de cada um desses agentes nas etapas do processo de construção de um bom plano de gestão de viagens corporativas. Com todos trabalhando de maneira integrada é possível ter mais clareza sobre as motivações de cada uma das viagens feitas pela empresa e as consequências das escolhas. Todos os casos das empresas que temos conversado e estudado indicam que quanto mais transparente e alinhado estiver todo o processo menor a necessidade de uma burocracia muito regulatória e maior o retorno para a empresa de cada uma das viagens feitas por seus colaboradores.

Não incluímos a smartrips na lista, mas conte conosco para desenharmos juntos sua política de viagens corporativas. Somos a única plataforma que usa economia comportamental para incentivar funcionários a economizar da maneira certa pela empresa.

Se você quer bater um papo sobre como colocar tudo isso em prática ou quer saber como a smartrips promove economia ao mesmo tempo que incentiva uma postura de gastos conscientes por parte de seus colaboradores fale com a gente 😉

Este foi mais um de uma série de artigos que pretendem ajudar você a construir uma política de viagens eficiente. Tratando de temas como as razões de existência de uma política de viagens, o que não pode faltar em uma política de viagens e como é o modelo de gestão de viagens na sua empresa.

Acompanhe nossas publicações, comente e sugira novos temas! Vamos alinhar os interesses de empresas e colaboradores juntos!


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