Em muitos casos uma política de viagens pode refletir em detalhes como uma empresa faz a gestão de seus recursos, reconhece seus funcionários e até mesmo quanto de autonomia dá a seus colaboradores.

Não existe uma receita de bolo que funcione perfeitamente para todas as empresas. As necessidades são diferentes e, por esse motivo, é fundamental que a política seja pensada de modo que atenda com precisão sua dinâmica de viagens específica. Ao mesmo tempo em que deve estar alinhada aos modelos de gestão e valores carregados pela organização.

Atualmente, em um extremo da régua temos empresas que não possuem uma política de viagens bem definida e que deixam os limites na cabeça de alguns colaboradores. Usualmente funcionários de maior hierarquia ou centralizadores de processos que são os responsáveis por definir limites e liberar orçamentos. De modo singular, esses funcionários chegam a analisar e aprovar as solicitações de gastos caso a caso. Afinal, por mais que a empresa não tenha uma política bem estruturada, alguém tem que estabelecer os limites.

Sob outra perspectiva estão as empresas que criam mecanismos rígidos, top-down e mandatórios que limitam as decisões dos funcionários por meio de regras explicitas e em alguns casos até mesmo definidas por agências contratadas.
Entre esses dois extremos estão funcionários em empresas que possuem menos uma carta de regras e mais guidelines das melhores práticas e de comportamentos a serem seguidos.

Qualquer um desses modelos pode funcionar para a sua empresa assim como pode ser um fiasco total. No caso de empresas que não possuem uma política definida os processos decisórios podem tomar importantes minutos do dia de um gestor, elevando os custos da viagem quando somados aos custos de manter um funcionário, exclusivamente ou não, dedicado a aprovar e acompanhar solicitações.

Do outro lado da régua, os problemas podem se manifestar por meio de funcionários desanimados e com baixo senso de propriedade, que não buscam economizar pela empresa. Isso sem mencionar casos comuns de funcionários que desconhecem a política e acabam por realizar gastos semelhantes ao que pessoas próximas realizam.
Assim como grande parte do que encontramos ao longo da vida, nada é binário e diferentes níveis de controle e de gestão de viagens são necessários para que a empresa tenha um controle de gastos ao mesmo tempo que usa as viagens como ferramenta de investimento e alavancagem de seus negócios.
Cada caso precisa ser pensado para que a política seja eficiente em criar condições de gastos conscientes e reconhecimento de funcionários com bons comportamentos. É bem possível tecnicamente, embora não recomendado, que uma organização consiga controlar relativamente de forma segura seus gastos mesmo sem definir diretrizes precisas e estimulantes.

O segredo, portanto, é criar um modelo personalizado que atenda aos objetivos de seu negócio e monitore seus gastos. Porém, na era de organizações exponenciais, é necessário dar um passo além. E a maioria dos processos de controle, com política ou sem, somente previne a empresa de gastar além de seus orçamentos. Sem propiciar posturas de economia por meio de mecanismos que incentivam e reconhecem colaboradores.

Se você quer bater um papo sobre como colocar tudo isso em prática ou quer saber como a smartrips promove economia ao mesmo tempo que incentiva uma postura de gastos conscientes por parte de seus colaboradores fale com a gente 😉

Este foi mais um de uma série de artigos que pretendem ajudar você a construir uma política de viagens eficiente. Tratando de temas como as razões de existência de uma política de viagens, o que não pode faltar em uma política de viagens e quem deve se envolver na elaboração da política. Acompanhe nossas publicações, comente e sugira novos temas! Vamos alinhar os interesses das empresas e funcionários juntos!

 
 


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